LGPD na prática: o que precisa ficar registrado quando alguém preenche seu formulário

Quase todo site brasileiro hoje tem o checkbox. "Concordo com a política de privacidade", com o link ao lado. Do ponto de vista de quem publicou, o assunto está resolvido.

Na maioria dos casos que auditamos, não está — e o problema não é a ausência do checkbox. É que não existe como demonstrar, seis meses depois, que aquela pessoa específica marcou aquela caixa específica.

Consentimento tem três requisitos, e o terceiro é o que falta

A Lei 13.709/2018 trata o consentimento como manifestação livre, informada e inequívoca para uma finalidade determinada. Na prática operacional, isso vira três exigências:

• Específico. "Aceito os termos" genérico não cobre envio de campanha. A finalidade precisa estar dita.
• Informado. A pessoa precisa conseguir ler o que está aceitando, antes de aceitar.
• Demonstrável. O controlador precisa poder provar que obteve o consentimento.

O terceiro é o que quase sempre falta. A empresa tem a caixa na tela e não tem o registro do clique.

O registro mínimo

Quatro campos, gravados no mesmo instante do envio:

1. Data e hora do aceite.
2. IP de origem — evidência técnica que acompanha o ato.
3. A finalidade vigente naquele momento.
4. A versão do texto aceito. Não o texto inteiro em cada registro: um identificador de versão, com o texto correspondente guardado e imutável.

O quarto é o que transforma o conjunto em prova. Sem ele, você tem um carimbo de data sobre conteúdo desconhecido.

Consentimento não é a única base legal

Um erro comum na direção oposta: pedir consentimento para tudo. A lei prevê outras bases — execução de contrato, cumprimento de obrigação legal, legítimo interesse, entre outras.

Cobrar um cliente pelo serviço contratado não depende de consentimento de marketing; emitir nota fiscal também não. Tratar tudo como consentimento cria um problema prático sério: consentimento pode ser revogado, e se você apoiou nele uma operação que era contratual, a revogação te coloca numa posição ruim.

A regra de bolso: consentimento para o que é opcional para o titular; outras bases para o que é necessário para entregar o que foi contratado.

Revogação e direitos do titular

Registrar a entrada é metade. A outra metade é o que acontece depois:

• Revogar precisa ser tão fácil quanto consentir. Link de descadastro que funciona em um clique, não formulário de suporte.
• A revogação precisa parar o envio de verdade, e rápido. Continuar enviando depois é a reclamação que vira processo.
• Acesso, correção, portabilidade e exclusão têm prazo de resposta. Sem o dado organizado por titular, cada pedido vira garimpo.
• A eliminação precisa deixar rastro. Apagar sem registrar cria o problema seguinte: provar que apagou.

Onde isso costuma quebrar

Três padrões que encontramos com frequência:

A planilha paralela. O lead entra pelo formulário com consentimento registrado, alguém exporta para uma planilha, e a planilha vira a base de disparo. O registro ficou no sistema; o envio saiu da cópia.

A base comprada. Nenhum checkbox resolve. Se o dado não veio do titular, não há consentimento a registrar — e o risco é do controlador que enviou.

O formulário do fornecedor. Ferramenta de terceiro que coleta e guarda em domínio próprio. Funciona, e levanta duas perguntas que precisam de resposta no contrato: quem é o controlador, e como você acessa o registro no dia em que precisar provar.

O desenho que resolve

Formulário e cadastro no mesmo lugar, com o consentimento gravado como parte do envio — não como um campo que alguém marca depois. Assim o dado nasce com a prova colada nele, e a lista de disparo é a base, não uma cópia.

Escrevemos sobre esse arranjo do lado de quem publica a campanha — página e formulário publicados pela própria equipe, com o consentimento gravado no ato — no blog do Dominus.OS, em Landing e formulário publicados pela própria equipe.

Para o recorte de infraestrutura e hospedagem, que é a outra metade da conversa, vale LGPD e IA jurídica: como hospedar com segurança na nuvem do escritório.